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Allgemeine Geschäftsbedingungen

Fassung 2026-08-26 · Nexari GmbH, Im Zollhafen 12, 50678 Köln

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

  1. Diese Bedingungen gelten für alle Verträge zwischen der Nexari GmbH, Im Zollhafen 12, 50678 Köln, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Köln unter HRB 120774 (im Folgenden „Anbieter") und dem Kunden über die Nutzung der Software „KI Abrechnungshilfe".
  2. Der Vertrag richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere an Ärztinnen und Ärzte, Berufsausübungs­gemeinschaften und medizinische Versorgungszentren. Ein Verbrauchervertrag kommt nicht zustande.
  3. Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

§ 2 Vertragsgegenstand

  1. Der Anbieter stellt dem Kunden für die Dauer des Vertrages eine über das Internet erreichbare Software zur Verfügung, die diktierte oder eingegebene Behandlungstexte auswertet und Ziffern der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) sowie der UV-GOÄ vorschlägt. Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Software, keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg.
  2. Es handelt sich um einen Dienstvertrag über die Überlassung von Software zur Nutzung über das Internet. Eine Übereignung der Software oder eine Überlassung des Quellcodes findet nicht statt.
  3. Der Anbieter darf die Software fortlaufend weiterentwickeln. Änderungen, die den vertraglich geschuldeten Funktionsumfang wesentlich einschränken, teilt er dem Kunden mindestens vier Wochen vorher in Textform mit; in diesem Fall steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamwerden der Änderung zu.

§ 3 Verantwortung für die Abrechnung

  1. Die Software erstellt Vorschläge. Welche Leistungen abgerechnet werden und welche Rechnung an die Patientin oder den Patienten geht, entscheidet und verantwortet allein die behandelnde Ärztin oder der behandelnde Arzt. Der Anbieter erbringt keine Rechtsberatung, keine Steuerberatung und keine Abrechnungsdienstleistung im Sinne des § 5 RDG.
  2. Der Kunde ist verpflichtet, jeden Vorschlag vor der Verwendung fachlich zu prüfen. Die Prüfpflicht des Kunden bleibt von der Nutzung der Software unberührt.
  3. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass ein Kostenträger eine vorgeschlagene Ziffer erstattet oder eine Abrechnung unbeanstandet bleibt. Die Erstattungsentscheidung liegt beim jeweiligen Kostenträger.
  4. Die in der Software hinterlegten Gebührenordnungen gibt der Anbieter nach bestem Wissen im jeweils amtlichen Stand wieder. Für die Aktualität und Richtigkeit amtlicher Texte Dritter haftet er nur nach § 9.

§ 4 Zustandekommen des Vertrages, Nutzungsrecht

  1. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde die Abschlussstrecke unter Angabe seiner Daten vollständig ausfüllt, diesen Bedingungen sowie dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zustimmt und die Schaltfläche zum zahlungspflichtigen Abschluss betätigt. Der Kunde erhält den Vertrag anschließend als PDF-Dokument per E-Mail.
  2. Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht übertragbares Recht, die Software für die eigene Praxis zu nutzen.
  3. Zugangsdaten sind personenbezogen und dürfen nicht weitergegeben werden. Der Kunde legt für jede Person, die die Software nutzt, ein eigenes Konto an.
  4. Die Zahl der behandelnden Ärztinnen und Ärzte bestimmt den Tarif. Erhöht sich diese Zahl dauerhaft über die Grenze des gebuchten Tarifs, teilt der Kunde dies mit; der Wechsel gilt ab dem folgenden Monat.

§ 5 Preise und Zahlung

  1. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Es gelten die im Vertrag festgehaltenen Beträge.
  2. Das Entgelt ist monatlich im Voraus fällig, jeweils zum fünften Kalendertag des Monats.
  3. Die Zahlung erfolgt ausschließlich im SEPA-Basislastschriftverfahren. Der Kunde erteilt dazu ein Mandat und stellt sicher, dass das Konto gedeckt ist.
  4. Der Anbieter kündigt jede Lastschrift mindestens einen Tag vor Belastung per E-Mail an; die Frist für diese Vorabankündigung wird hiermit auf einen Tag verkürzt. In der Regel erfolgt die Ankündigung fünf Tage vorher.
  5. Kosten einer vom Kunden zu vertretenden Rücklastschrift trägt der Kunde. Der Anbieter berechnet dafür die tatsächlich angefallenen Bankgebühren; dem Kunden bleibt der Nachweis eines geringeren Schadens vorbehalten.
  6. Gerät der Kunde mit einem Betrag von mindestens zwei Monatsentgelten in Verzug, darf der Anbieter den Zugang nach vorheriger Ankündigung in Textform und einer Frist von zehn Tagen sperren. Die Zahlungspflicht bleibt für diesen Zeitraum bestehen.

Preisänderungen

  1. Der Anbieter darf die Entgelte höchstens einmal in zwölf Monaten anpassen. Er teilt die Anpassung mindestens acht Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit.
  2. Der Kunde darf den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Anpassung zum Zeitpunkt ihres Inkrafttretens kündigen. Auf dieses Recht weist der Anbieter in der Mitteilung hin. Kündigt der Kunde nicht, gilt die Anpassung als angenommen.

§ 6 Einmalige Abrechnungsanalyse

  1. Bucht der Kunde die einmalige Abrechnungsanalyse, wertet der Anbieter die vom Kunden eingereichten Rechnungen darauf aus, welche Ziffern regelmäßig unberücksichtigt bleiben, und übergibt das Ergebnis in Textform.
  2. Der Kunde reicht die Rechnungen innerhalb von drei Monaten ab Vertragsbeginn ein. Der Anbieter erinnert einmalig, wenn nach sechs Wochen noch nichts eingegangen ist.
  3. Reicht der Kunde innerhalb der Frist keine Rechnungen ein, gilt die Leistung als vom Kunden nicht abgerufen. Das Entgelt bleibt geschuldet, da der Anbieter die Kapazität vorgehalten hat. Der Anbieter erbringt die Analyse auf Wunsch des Kunden auch nach Ablauf der Frist, soweit ihm das möglich ist.
  4. Der Kunde reicht ausschließlich Rechnungen ein, aus denen sich keine Patientin und kein Patient identifizieren lässt.
  5. Das Entgelt für die Analyse wird zusammen mit dem ersten Monatsentgelt in einem Betrag eingezogen.

§ 7 Verfügbarkeit und Mitwirkung

  1. Der Anbieter betreibt die Software mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns und bemüht sich um eine durchgehende Erreichbarkeit. Eine bestimmte Verfügbarkeitsquote wird nicht zugesichert.
  2. Wartungsarbeiten kündigt der Anbieter nach Möglichkeit vorher an und legt sie außerhalb der üblichen Sprechzeiten.
  3. Zeiten, in denen die Software wegen Störungen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters nicht erreichbar ist, insbesondere bei Ausfällen von Netzbetreibern oder Vorleistungen Dritter, gelten nicht als Verfügbarkeitsmangel.
  4. Der Kunde sorgt für einen geeigneten Internetzugang, einen aktuellen Browser und die Sicherheit seiner Zugangsdaten.

§ 8 Datenschutz

  1. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden. Die Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der mit diesen Bedingungen zusammen geschlossen wird.
  2. Die Spracherkennung läuft auf Servern des Anbieters in Deutschland. Der erkannte Text wird zur Ermittlung der Abrechnungsziffern an die Claude-Schnittstelle von Anthropic übermittelt und dort auftragsgemäß verarbeitet (Art. 28 DSGVO, EU-Standardvertragsklauseln).
  3. Die Software ist nicht dafür bestimmt, Angaben zu verarbeiten, die eine Patientin oder einen Patienten identifizieren. Der Kunde diktiert Befunde ohne Namen und Geburtsdaten.
  4. Beide Seiten wahren über die ihnen bekannt gewordenen Geschäftsgeheimnisse der anderen Seite Stillschweigen, auch nach Ende des Vertrages. Die ärztliche Schweigepflicht des Kunden bleibt unberührt.

§ 9 Haftung

  1. Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.
  2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, höchstens auf den Betrag der in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis gezahlten Entgelte.
  3. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen.
  4. Die Haftung für entgangene Erstattungen, gekürzte Rechnungen oder Nachforderungen von Kostenträgern richtet sich nach den vorstehenden Absätzen. § 3 dieser Bedingungen bleibt unberührt.
  5. Die vorstehenden Begrenzungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 10 Laufzeit und Kündigung

  1. Der Vertrag beginnt am ersten Tag des auf den Abschluss folgenden Monats und läuft auf unbestimmte Zeit.
  2. Beide Seiten können den Vertrag formlos in Textform zum Ende eines Kalendermonats kündigen. Eine Kündigung des Kunden genügt als einfache E-Mail an [email protected]. Eine Begründung ist nicht erforderlich.
  3. Der Anbieter bestätigt den Eingang der Kündigung und das Vertragsende in Textform.
  4. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
  5. Nach Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden dessen Daten für 30 Tage zum Abruf bereit und löscht sie anschließend, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

§ 11 Schlussbestimmungen

  1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
  2. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Köln, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
  3. Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Das gilt auch für die Aufhebung dieser Formklausel.
  4. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.
  5. Der Anbieter nimmt an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle nicht teil.

Siehe auch: Vertrag zur Auftragsverarbeitung · Datenschutzerklärung · Impressum